Excel管理实验室常见问题?

为什么一定要购买LIMS?

Excel和纸质管理实验室有什么不妥吗?

您目前如何管理您的QC数据? 通常,答案是通过使用基于纸张的系统和/或 Excel 电子表格。 处于行业前沿的实验室,研发前沿技术和前沿产品,但另一方面,使用Excel来管理,这是一个悖论。为什么?Excel相对易于使用、通用且用途广泛的事实,那实际上是可以理解的。事实上,Excel 非常流行,以至于许多软件产品甚至在他们的产品中复制了它的一些功能。如今,甚至仪器供应商也提供支持数据交换的电子表格导出功能。问题是:那么为什么实验室要改变呢?

归根结底,Excel 不是数据库,也不是为了处理或存储繁忙的 QC 实验室生成的大量数据。Excel 产生错误的方式有很多种,这就是为什么在受监管的行业中使用它会引起太多数据完整性问题的原因。

随着数据量的增长和实验室相关流程的成熟,大多数实验室开始意识到纸张和 Excel 将不再能够满足他们的需求。因此,需要通过其他方式获取 QC 数据。正是在这一点上,大多数企业将转向实验室信息管理系统 (LIMS)。
问问自己这些问题:

您的实验室样品量是否在增加?

您是否难以向领导提供购买lims的理由?

您的实验室是否因为处理日常工作量的资源不足而导致质量下降?

您的实验室是否符合国际认可的标准,或者您是否在管理样品处理方式的受监管环境中工作?

您是否花费太多时间为客户或企业内的其他部门跟踪样本详细信息和信息?

您是否花费太多时间管理和报告样品信息?

您的实验室是否经常延迟?

由于缺乏资源,您是否一直搁置其他项目?

如果您对其中一个问题的回答是肯定的,则是时候考虑LIMS。基于纸张的系统可能会满足您当前的需求,而Excel是一个很好的工具,但单一、统一的数据存储、报告和分析平台的好处是显而易见的。随着业务的增长 ,需要更多的组织和额外的资源。不要等到事情变得太混乱,再去改变!

Excel合规吗?

Excel表格相关的监管问题包括:

缺乏审计追踪。如果没有这个,监管机构会建议您没有捕获对数据所做的更改、更改的原因以及更改的人员。这导致了一些问题,包括您如何确保数据没有被篡改?

没有电子签名。这是确认谁输入数据的标记。如果没有这个,您如何确定输入数据的人有权这样做并且接受过充分的培训?

缺乏用户安全。与上一点类似,任何人都可以在电子表格中输入或更改数据。

有限的密码保护。

克服这些问题的一种方法是部署实验室信息管理系统 (LIMS),该系统旨在促进质量控制测试数据的合规性。按照这种方式操作,您将不再需要自定义电子表格,因为LIMS 将管理整个数据管理过程。如果您选择采用这条路线,请确保您选择的LIMS有助于合规并管理审计跟踪、用户权限、电子签名和密码保护。

LIMS相比Excel,有哪些优势?

过程
在实验室中,流程标准化非常重要。这让您的客户对您的测试服务的质量、一致性和准确性充满信心。当实验室使用 Excel 电子表格时,这将是一种存储或报告测试结果的方式,而这只是整个样品分析过程的一个步骤。因此,您将使用程序控制来维持一致的流程,但这会导致出现人为错误的可能性更高。当实验室中发生错误时,需要对其进行彻底调查以确定错误的根本原因。彻底的调查需要时间,有时,正是这些额外的时间给质量控制实验室带来了压力,以满足周转要求。
当实验室操作诸如 LIMS 之类的电子数据管理系统时,他们可以控制和自动化样品分析过程中的步骤。这可以是样品接收、标记样品、测试分配、工作分配、与规格比较和最终报告等领域。大多数 LIMS 可配置以适应您的实验室工作流程,从而允许您实施系统控制以标准化您的流程。

吞吐量
实验室可以管理的容量和吞吐量水平取决于各种因素。这可能包括从训练有素的分析师数量到设备可用性。许多实验室经理被要求实现的一个目标是最大限度地利用当前资源。当使用电子表格管理实验室数据时,操作数据以提取有助于您识别机会领域的有用分析会变得非常耗时。您可能会查看样本在工作流程步骤之间等待的时间或从接收到报告的样本周转时间。
使用 LIMS 可以自动执行支持样本分析的管理工作。例如,为批次放行测试分配测试可以轻松实现自动化。通过将此信息加载到您的 LIMS 并验证此功能,每次预订样品进行该产品的批量放行测试时,您都可以确信分配了正确的测试,从而减少了每次进行双重检查的管理需要。您自动化的管理任务越多,您的分析师可以花在测试样本上的时间就越多,从而有助于提高吞吐量。

自动化
手动记录数据意味着存在转录错误的空间。当有可能出现转录错误时,您需要引入独立检查以确保交付给客户的最终数据准确无误。通过 LIMS 引入自动化可以在许多层面上提供帮助。你的分析师是手写标签吗?或者也许手动在 word 文档中创建标签,将标签纸装入打印机并在每次样本到达实验室时手动打印?这会变得很耗时。在 LIMS 中预订样品时,您可以将系统配置为自动将标签打印到专用标签打印机,从而为您自动执行此步骤。
当您希望报告最终结果时,您是手动填充 Excel 电子表格还是 Word 文档?如果您根据规范进行测试,您将根据主规范文档对结果进行双重检查。对于一个样本,手动编译和发送证书的过程可能需要长达一个小时。LIMS 的好处是为您自动生成报告。规格和测试方法等产品信息作为静态数据进行控制,这使得在报告测试结果时易于检索和专业呈现。

安全性和可追溯性
Excel 电子表格不是完全受控的文档。我们可以锁定电子表格和密码保护它们,但是当我们依赖多人输入数据时,数据被意外删除的概率会增加。当从电子表格中删除数据时,无法知道何时发生或由哪个用户执行此操作。对电子表格实施锁定也会导致诸如单用户编辑之类的挫折。您可能会发现自己一直在寻找谁打开了电子表格,以便您可以打开它并对其进行编辑。
使用 LIMS 可以消除这些挫折。通过在审计跟踪中自动记录创建、修改和删除,您可以知道谁做了什么、何时以及为什么。LIMS 还通过用户帐户引入了安全性。通过权限,您可以控制每个用户对系统的访问级别。您可以分配数据的批准级别、可见性和可编辑性,让您高枕无忧,您的数据已安全存储和访问。

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