Lims检测报告编写指南

关于检测报告

检验检测报告是检验检测机构工作的最终产品,也是检验检测部门工作质量的最终体现,检验检测报告应准确、清晰、明确、客观、公正、通俗易懂。目前大多数检验检测机构的报告编制仍为人工录入电脑或业务管理软件,在信息录入过程中不可避免会出现信息填写不完整、输入错误等现象,如果检验检测原始记录填写的信息量不充分或者信息出现错误,就会导致报告内容不全、信息不实、结论不准,造成检验检测报告无效。因此,报告信息量的完整性、准确性和时效性是对检验检测报告质量控制的关键点之一。

在《检验检测机构资质认定管理办法》(以下简称“办法”第二十八条规定:“检验检测机构向社会出具具有证明作用的检验检测数据、结果的,应当在其检验检测报告上加盖检验检测专用章,并标注资质认定标志”。这就要求检验检测机构在资质认定证书确定的能力范围内,向社会出具具有证明作用的数据、结果时,在其检验检测报告上加盖检验检测专用章,并标注资质认定标志(CMA、CNAS等)章,用以表明该检验检测报告或证书由其出具,并由该检测机构负责,故检验检测专用章、资质认定标志二者缺一不可。法律、法规另有规定的,从其规定。比如《食品安全法》中规定的食品检验机构应当在其出具的检验检测报告中加盖检验机构公章。

检测报告包含哪些内容?

检验检测机构资质认定对检验检测机构通用要求第4. 5. 20条 结果报告中要求:检验检测机构应准确、清晰、明确、客观地出具检验检测结果,符合检验检测方法的规定,并确保检验检测结果的有效性。结果通常应以检验检测报告或证书的形式发出,检验检测报告或证书应至少包括下列信息:

报告内容各实验室可能会不同,检测项目不同报告上的内容也可能有所不同。

1)标题(例如检测报告、测试报告、检验证书、产品检验证书等);
2)实验室的名称和地址,进行检测的地点(如果与实验室的地址不同);必要时给出实验室的、电子邮箱、网站等;
3)检测报告的标识(如报告编号)和每一页上的标识(报告编号+第#页共#页),以确保能够识别该页是属于检测报告的一部分,以及表明检测报告结束的清晰标识;
4) 加盖检验检测专用章;
5) 检验检测报告或证书的唯一性标识(如系列号)和每一页上的标识,以确保能够识别该页是属于检验检测报告或证书的一部分,以及表明检验检测报告证书结束的清晰标识;
6) 客户的名称和联系信息;
7) 所用检验检测方法的识别;
8) 检验检测样品的描述、状态(产品的新旧、生产日期等)和明确的标识(编号)
9) 检验检测的日期。对检验检测结果的有效性和应用有重大影响时,注明样品的接收日期或抽样日期;
10 )对检验检测结果的有效性或应用有影响时,提供检验检测机构或其他机构所用的抽样计划和程序的说明;
11)检验检测报告或证书的签发人的姓名、签字或等效的标识和签发日期;
12)检验检测结果的测量单位(适用时);
13)如果检验的部分工作被分包,这部分的结果应明确标识;
14)附件,包括:示意图、线路图、曲线、照片、检测设备清单等。
15)检验检测机构不负责抽样(如客户送样品)时,应在报告或证书中声明结果仅适用于客户提供的样品;
16)检验检测结果来自于外部提供者时的清晰标注;
17)检验检测机构应做出未经本机构批准,不得复制报告或证书的声明。

编制报告基本要求?

依照规范性文件,我们在编制报告时应注意以下几点基本要求:

1) 检验检测依据正确,符合客户的要求,比如抽样依据、判定依据、检测依据等;
2) 报告编号应唯一。检验检测报告标识要确保其唯一性;
3) 报告信息应完整、全面,结果表述准确、清晰、明确、客观、易于理解;
4) 计量单位书写要规范,使用法定计量单位;
5) 报告结果应及时,按规定时限向客户提交结果报告;
6) 有编制、审 核、批准人签字。批准(签发)签字人要在考核通过的签字领域范围内;
7) 报告或证书应按要求加盖CMA标志、检验检测专用章和公章(适用时)。

编制报告的常见问题

1. 超范围使用标识

准则规定严禁检验检测机构出具超出证书规定的检验检测能力范围的报告,违反者将受到相应的处罚。
超范围出具报告的情形不乏有两点:
1)、对获得资质能力范围不熟悉。资质认定报告中包含的所有检测项目不熟悉或是对检测参数名称不明确(混淆相近的检测参数名称)。例如:甲基对硫磷、甲基异硫磷,虽是一字之差,但所用的标准方法不一,所以在使用标准前,一定要弄清楚标准中的所涵盖的每一项参数名称,避免在检测中出现误用情况。
2)、减化工作程序。检验检测工作中缺少合同评审环节,未组织相关人员对委托合同进行全面系统地评价。
注: 超出资质范围出具检验检测报告的行为将被视为非常严重的实验室失信行为,也将受到认监委、认可委等机构严厉的惩罚。

2. 检验检测依据引用错误

此类问题主要有以下两种情况:
1)、 工作人员疏忽,报告中的检测依据与委托方要求的不一致。实验室人员有时会忽略委托合同书的要求,按照习惯对检测参数用实验室常用的检测方法进行检测,但并不是客户要求的方法;或是客户要求的方法不适用却没有及时和委托方沟通,造成委托合同与检测报告的依据不一致。
2)、 实验室使用作废的检测方法进行试验并出具报告。比如,随着标准的不断更新替代,实验室标准未能及时查新,使用者不知道所用的标准方法已作废,未进行及时更新和证实,就容易出现作废标准被误用的情形。
注:检测方法和检验依据是实验室工作的前提和基础,使用正确的检验检测依据是保证出具有效报告的重要保证,检验检测机构应注意检验检测依据的正确使用,防止由于依据和方法错误导致报告的无效。

3. 检验结论不规范

检验结论是检验检测报告的核心,是委托方关注的重点,准确、清晰、明确、客观,易于理解的检验结论是检验检测机构对外推送信息是否有效的根本保证。
检验结论一般有两种(可依据检验检测机构程序文件中相关用语表述,如委托合同有要求的,按照合同要求表述):
1)、明确产品全部或部分项目合格与否的结论;
2)、只提供测试数据,不作产品合格与否的结论。
注: ① 如果未对产品做全项检验,应对所检项目出具检验结论,而不应对整个产品或整批次产品作出结论,这是对检测真实性的要求,也是检验检测机构自身免责的需要。
② 检验检测机构开展由客户送样的委托检验时,还应声明检验检测数据和结果仅对来样结果负责。
③ 如检验检测机构出具作为科学研究等用途的报告,且检测项目未获得资质时,不应加盖检测资质(CMA)印章,同时应在备注中对所提供数据只用于科学研究等其他用途予以说明。

4. 原始记录无法追溯

记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件,实验室记录的作用主要是为检测工作的过程提供客观证据,为预防和纠错的溯源提供依据,原始记录是实验室记录中技术记录的一种,能够对检测过程进行复现,是检测工作活动轨迹的客观证据,是形成检验检测报告的原始凭证。故在编制报告时,首先要将抽样检测过程中形成的所有原始记录收集整理,其次在依照编制报告,一但缺少记录就有可能导致信息不全,漏编、误编等情况。比如抽样检测,在编制报告时只收集了检测原始记录,未有抽样记录,报告编制时样品来源、抽样地点、成熟时间、样品状态、样品量等信息就无从下手,难以做到检测样品可追溯。

5. 编制报告时容易缺漏点

(1) 标识缺漏
报告作为附录的检测记录无唯一性标识。唯一性标识包括文件识别号、报告编号、页码。首先,检测记录作为一种文件,应有与其他文件相区别的文件唯一性标识,即文件识别号;其次,检测记录既入报告,则为报告的一部分,应有与其他报告相区别的报告唯一性标识,即报告编号;再次,检测记录的每一页应有与其他页相区别的页面唯一性标识,即页码。这三种标识共同组成了作为报告附录的检测记录的唯一性标识,三者缺一不可,否则既不符合质量管理体系要求,又不符合检测实验室要求,而且容易引起混淆,造成混乱。

(2)报告结束处未标明终止号
报告结束处未标明终止号,没有明确报告是否已结束,从而可能导致某种不确定性和误解,基于此,标准准则均明确提出检测报告结束处要有清晰的标识。

(3)漏掉必要信息
例如:报告无检测日期、报告无检测结果、报告中“温度”和“湿度”未填等。在评审准则中都明确要求检测报告应包括检测日期、检测结果,且规定了当相关的规范、方法和程序有要求或对结果的质量有影响时实验室应记录环境条件栏目,应当填写。

(4)描述不全

①报告中“抽样地点”未描述委托书要求的详细地址,比如具体到县乡村,需报告中只写到乡;
②报告中“样品状态”表述不清晰,比如对其颜色、形状描述不完整;
③合格判据未按照委托书中要求的语句表述;
④ 报告结论仅描述为“合格”或“不合格”。描述不全这种问题会引起审核员对检测过程、检测结果的质疑,易在发生质量争议时导致报告无效。尤其是合格判据这么重要的信息都描述不全,给出的检测结果更要划上一个大大的问号;

(5)签署日期不全。对签署日期只写月和日,不写年份。

(6)不规范性缺漏
最常见的一种不规范性缺漏问题是“有栏目空白未填”,如表格有空白栏、“备注”栏空白未加“/”等。这一问题看似微不足道,实则仍会带来不确定性,比如空白栏是应该填写但遗漏未填呢,还是没有内容应打上“/”呢?另外,还存在着报告结论栏和骑缝章的印迹残缺不全、模糊不清的现象。作为报告中最重要的部分,报告结论必须清晰明确,印刷或印章字迹也必须清晰完整。否则会造成报告质量大打折扣,从而影响检测机构科学严谨的形象。

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